La IA ha llegado para quedarse y, al margen de los debates sobre si va a robarnos el trabajo a todos, sobre las implicaciones éticas o sobre si nos va a volver más tontos a la larga, hay una cosa que tengo clara: es una herramienta de productividad maravillosa.
Desde que salieron en abierto los primeros modelos de ChatGPT, he estado trasteando con todas estas herramientas y las he ido incorporando en mi día a día, ganando inestimables minutos en la realización de las peores tareas: las complejas y a la vez tediosas.
La IA me ayuda a redactar correos difíciles, me da el esquema inicial de lo que quiero presentar en función de mis ideas, me hace un resumen de los textos farragosos (¡aunque estén en otros idiomas!) y me saca las ideas principales, me escribe distintas versiones de un texto y lo adapta a mis necesidades… ¡Hasta me está ayudando con esta serie de artículos! Las posibilidades son infinitas.
Las ventajas de usar la IA para ser más productivo:
Son muchas e innegables, pero las puedo resumir en dos:
- Ahorra mucho tiempo, y ese tiempo lo puedes dedicar a tareas de verdadero valor, las más estratégicas o creativas.
- Reduce errores, porque generalmente con las tareas repetitivas es con las que nuestro cerebro entra en automático y aquellas en las que más fácil resulta liarla. Pero ojo, se ha demostrado que, si confiamos en que todo lo hará la máquina, podemos caer en el error de dejar de supervisarla y eso nos vuelve menos productivos. Deja que la IA haga el trabajo sucio, pero estate pendiente.
Algunas aplicaciones de la IA en la Oficina
Bien, ya he comentado que yo lo uso para todo y he dicho algún que otro ejemplo, pero hay cuatro áreas en las que podemos usar la IA para ser más productivos. Dichas áreas las desarrollaré más en detalle y con más ejemplos concretos que podrás incorporar en tu trabajo en próximos artículos, pero en esencia son estas:
- Automatizar tareas repetitivas: La IA puede encargarse de tareas monótonas, como la clasificación y gestión de correos electrónicos (ya hay asistentes que te buscan ese correo dentro de un hilo interminable y recuperan la información relevante en bandejas de entrada llenas de correos). También te puede ayudar a gestionar tareas y flujos de trabajo, clasificar rápidamente, desechar lo que no es relevante…
- Trabajar con documentos: La IA puede ayudarte a acabar con el miedo a la página en blanco. También te puede dar una orientación inicial sobre cómo abordar un trabajo, así como mejorar los textos (alargarlos, acortarlos, resumirlos…) e incluso el diseño. Te puede dar estructura, corregir errores que se pasaron por alto, traducir todo a otros idiomas… Hay muchas posibilidades.
- Optimizar la comunicación: La IA te puede ayudar a adaptar tu mensaje a distintos tipos de receptores. Además, te puede explicar lo que quiere ese cliente que ha hecho un correo tan enrevesado como incomprensible o incluso puedes montar un chatbot que responda por ti a comentarios y preguntas repetitivos.
- Gestionar: La IA puede ayudar a asignar tareas, programar reuniones y optimizar flujos de trabajo, mejorando la colaboración y la productividad del equipo.
Las limitaciones de la IA que hay que tener en cuenta si queremos ser productivos:
No todo es un camino de rosas. En el fascinante mundo de la búsqueda de la productividad a través de la IA, no he podido evitar darme cuenta de algunas limitaciones, y no solo que su creatividad está al nivel de un niño, como ya comenté cuando hice un relato a medias con ella.
Desde sesgos en los datos de entrenamiento hasta las alucinaciones de los modelos de lenguaje, pasando por tus propias limitaciones a la hora de manifestar tus peticiones, tenemos que andar con pies de plomo para que esta tecnología no se nos vuelva en contra y en vez de hacernos más productivos nos meta en problemas o nos haga perder tiempo.
Desarrollaré todo esto en detalle en otro artículo, y también haré otro incluyendo trucos para que tus peticiones a la IA sean más eficientes, pero aquí voy a dar unas pocas claves para que tengas todo el cuidado que tienes que tener:
- Si la IA es un modelo gratuito y abierto, cuidado con lo que le proporcionas. Todo lo que le des lo usarán para entrenar su modelo, incluso tus datos sensibles. Igualmente, te arriesgas a que el output contenga alguna parte protegida por derechos de autor y acabes metiéndote en problemas. Si es un sistema cerrado en tu empresa y ya lo ha comprobado el equipo legal, no tendrás este problema, pero asegúrate.
- Comprueba las fuentes. Te da información, sí, pero eres responsable de comprobar que es veraz. Una vez que la tienes, es fácil buscarla en Google y hacer doble check para saber que es correcto.
- Cuidado con los posibles sesgos y datos de origen erróneos: ten siempre presente que ha podido ser entrenado con algún sesgo que afecte a los datos que te ofrece, hay que estar atento.
- Recuerda que al final eres tú el responsable: tú siempre tienes que ser el último filtro, la IA te ayudará, pero no puedes pretender que te sustituya. Es como cuando hace el trabajo el becario, si la lía y no lo has supervisado, la culpa es tuya.
Y con esto acabo con este primer artículo sobre productividad e IA. Espero que te haya resultado de utilidad. Si es así, ¡estate pendiente, que habrá más!
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«No sé qué hago, pero acaba mi jornada y no he avanzado nada, así que tengo que quedarme para acabar el trabajo». «Tengo que sustituir la baja de un compañero y ni siquiera tenía tiempo para hacer mi curro, ¿cómo voy a hacer el suyo?». «Llego tarde a todas las reuniones y encima no he podido avanzar con los entregables». «En cualquier momento acabo de baja por estrés». «Mi agenda es el caos». «No paro de apagar fuegos y no puedo centrarme en lo importante».
¿Te suena alguna de estas frases? La solución a todas ellas es una gestión más eficiente de tu tiempo en el trabajo. Tener buen método y aprender a aplicarlo a tus circunstancias puede ayudarte a lidiar con todos estos problemas y a ser más productivo: este libro puede acompañarte, precisamente, en esa odisea que supone poner un poco de orden en el caos de tu trabajo.