La IA puede ayudarnos a trabajar más eficientemente en una oficina automatizando tareas que repetitivas, tediosas y que consumen mucho tiempo. Abarcan varias áreas de trabajo en oficina, así que todo el mundo puede verse beneficiado.
Aquí menciono las principales, pero seguro que hay muchas más para otros trabajos concretos. Además, a medida que la tecnología de IA continúa desarrollándose, es probable que veamos aún más formas de utilizarla para aumentar la eficiencia y la productividad en el lugar de trabajo.
Automatización de análisis e informes gracias a la IA:
Siempre será necesario un analista para la parte más cualitativa y estratégica (qué voy a decir, si soy analista y sé de lo que hablo: los que han pretendido sustituirme con un dashboard o una IA siempre han vuelto). No obstante, sí que es verdad que podemos utilizar la IA para agilizar el análisis de los datos. Cuando sabemos lo que buscamos, delegar la búsqueda de ciertas cosas a una máquina es mucho más rápido y efectivo que hacer la búsqueda manualmente. Algunos ámbitos más comunes donde nos puede ayudar son:
- Preparar los datos: la tarea más odiosa para mí, por suerte, gracias a algunos softwares de IA, tareas como la limpieza, la integración y la transformación de datos son más fáciles y rápidas.
- Identificar riesgos y oportunidades financieros, identificando automáticamente tendencias en precios, o clientes en riesgo de impago o de baja.
- Detectar tendencias en las ventas, por ejemplo, usando precios dinámicos en función de distintas variables, identificando productos que se venden bien, detectando los clientes con mayor potencial de gasto a los que atacar, clasificando de los tipos de clientes para poder hacerles ofertas más personalizadas…
- Detectar problemas y tendencias en los datos de servicio al cliente: como si hay algún punto de la cadena en el que un producto falle o ver qué productos son los que más fallan y en qué características (precio, batería, roturas…).
- Rastrear los datos de marketing en tiempo real: Un software de IA nos puede ayudar a ser más rápidos a la hora de testar y tomar decisiones sobre los assets de nuestras campañas rastreando en tiempo real qué creatividades generan mejores resultados y creando alertas o incluso tomando decisiones sencillas de forma autónoma.
- Detectar tendencias en redes sociales relacionadas con nuestro sector: mediante escucha social, la IA puede detectar picos de conversación, usuarios influyentes, nuevos temas…
- Crear informes rápidos: gracias a la IA, podemos automatizar la creación de los informes más cuantitativos en base a datos históricos.
- Crear visualizaciones llamativas y fáciles de entender: ya hay programas que facilitan mucho esto, eligiendo los mejores gráficos y plantillas para cada tipo de dato y usuario final.
Automatización de la gestión de clientes gracias a la IA:
Igual que con el análisis, no puedes prescindir por completo del toque humano, pero sí aligerar sus tareas gracias a la IA
- Apoyar en la venta: mediante el análisis de otros clientes y sistemas de lead scoring, la IA puede ayudar a calentar al cliente mediante automatizaciones y ponerle a punto para que, llegado el momento, el comercial tenga más información sobre él y cierre la venta más fácilmente.
- Gestionar citas y momentos de impacto: con un software de IA, podemos ayudar al comercial a encontrar el equilibrio entre no impactar al cliente lo suficiente y saturarlo. Además, puede despreocuparse de los recordatorios para volver a llamarle o acordarse de fechas señaladas como cumpleaños…
- Identificar e impactar a clientes potenciales: gracias a la segmentación y a modelos que tengan en cuenta comportamientos similares, la IA puede hacer el farragoso trabajo de búsqueda de nuevos clientes más llevadero.
- Chatbots: Los chatbots de IA se pueden utilizar para responder preguntas de los clientes y resolver los problemas. Por ejemplo, puedes hacerle responder preguntas sobre productos o servicios que se repiten mucho y, si se pregunta por algo no tan común o no se resuelve la incidencia, pasar al cliente con una persona.
Automatización de la gestión de proyectos gracias a la IA:
La IA se puede utilizar para automatizar la gestión de proyectos, como la asignación de tareas, el seguimiento del progreso y la resolución de problemas. Estos son algunos usos que quitarán tiempo de gestión a los mánagers:
- Asignar tareas y monitorizarlas: se pueden programar algunos softwares de IA para que asignen tareas a los empleados en función de sus habilidades y su carga de trabajo actual, y también para rastrear el progreso de un proyecto en tiempo real.
- Seguir los plazos: En línea con lo anterior, al hacer un seguimiento más detallado, se puede programar la IA para que envíe recordatorios a los empleados si detecta que van retrasados y para notificar al jefe de forma que pueda reforzar el equipo si se da el caso.
- Adelantarse a los problemas: podemos utilizar el aprendizaje automático para analizar el historial de proyectos de una empresa y crear modelos predictivos que puedan ayudar a estimar mejor el tiempo y los recursos necesarios para completar un proyecto e identificar posibles problemas antes de que ocurran.
- Programar reuniones: Un software de IA puede automatizar esta tarea tan farragosa encontrando horarios de reunión que funcionen para todos los participantes.
Automatización de otras tareas de gestión gracias a la IA:
Como cajón de sastre, aquí van más ideas para usar la Inteligencia Artificial en favor de tu productividad a la hora de automatizar:
- Ordenar tus carpetas y tu bandeja de entrada: te puede ayudar en base al análisis de textos y remitentes, para que luego te resulte más fácil recuperar la información.
- Gestionar inventarios y plantillas: Un software de IA puede utilizar el aprendizaje automático para analizar los datos históricos de ventas y crear modelos predictivos para predecir la demanda de productos y servicios. Esto puede ayudar a las empresas a evitar excesos y faltantes de inventario, y para organizar al personal de las tiendas de forma que no estén cuando no hagan falta y reforzar plantilla cuando se prevea mayor demanda.
- Gestionar las finanzas: mediante el aprendizaje automático, se pueden identificar tendencias, oportunidades y riesgos. También se puede hacer más fluida la gestión de pagos, nóminas…, o automatizar la contabilidad, la facturación y la planificación presupuestaria.
- Mejorar los Recursos Humanos: facilitando la criba de cvs, organizando mejor los horarios en función de las situaciones personales, detectando el burnout gracias a patrones de comportamiento…
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«No sé qué hago, pero acaba mi jornada y no he avanzado nada, así que tengo que quedarme para acabar el trabajo». «Tengo que sustituir la baja de un compañero y ni siquiera tenía tiempo para hacer mi curro, ¿cómo voy a hacer el suyo?». «Llego tarde a todas las reuniones y encima no he podido avanzar con los entregables». «En cualquier momento acabo de baja por estrés». «Mi agenda es el caos». «No paro de apagar fuegos y no puedo centrarme en lo importante».
¿Te suena alguna de estas frases? La solución a todas ellas es una gestión más eficiente de tu tiempo en el trabajo. Tener buen método y aprender a aplicarlo a tus circunstancias puede ayudarte a lidiar con todos estos problemas y a ser más productivo: este libro puede acompañarte, precisamente, en esa odisea que supone poner un poco de orden en el caos de tu trabajo.