Gestión del tiempo: La falta de planificación de otros

En el mundo laboral, un reto muy común al que nos enfrentamos es lidiar con la falta de planificación de otros. ¡Eso afecta mucho a nuestro desempeño! Con respecto a este tema, tienes que grabarte a fuego esta frase: la falta de planificación de otros no es tu problema.

Tú has cumplido con tus plazos y responsabilidades, pero otros miembros del equipo no han hecho lo mismo y te entregan muy tarde su parte. Por desgracia, te encuentras al final de la cadena y te lo han entregado tan tarde que vas a entrar en una contrarreloj estresante para terminarlo a tiempo.

Error. No es tu problema y no debes asumir presiones ni tensiones innecesarias por culpa de otros. No caigas en la trampa de asumir una responsabilidad que no te corresponde o dejar que otros te carguen con el muerto. Los que se han planificado mal son los demás, los demás son quienes deberán pagar el pato.

Por supuesto, para que no te veas indefenso y puedas defender tu reputación y tu buen hacer, hay una serie de trucos que, en su mayoría, pasan por establecer límites durante todo el proceso:

Desde el inicio del proyecto, asegúrate de que las responsabilidades de cada paso del proceso están bien delimitadas y que todo el mundo tiene claro qué entregar, cuándo y a quién.
En lo referente a tu parte, comunica también los plazos que necesitas que se cumplan y cuál es el límite de entrega del material para poder entregarlo a tiempo.
Si se acerca dicho límite de entrega y no has recibido nada, manda un recordatorio amistoso a la persona que te lo tiene que pasar. Si ese recordatorio es ignorado, el siguiente debe ir con copia a tu superior y al suyo dejando muy claro que, si no te llega en plazo, no podrás entregarlo a tiempo.
Cuando a pesar de todo te entreguen fuera de plazo, tendrás que negociar qué hacer a continuación, pero ya estarás en una posición de fuerza porque todos estaban más que avisados.

A partir de aquí, dependerá de ti cómo lo manejes: lo voy a entregar tarde o, si quieres que lo entregue a tiempo, me tendrás que asignar más recursos (económicos por las horas extra o ayuda en forma de colaboradores, quitarme carga de trabajo de otros proyectos…) o me deberás un favor enorme.

Pero, hagas lo que hagas, tiene que quedar claro que esa situación ni es culpa tuya ni tiene que volver a producirse. Tu tiempo y tu energía son valiosos, no puedes perderlos por culpa de la falta de planificación de otros ni dejar que se vayan de rositas cargándote con el marrón. Si pones límites y te mantienes firme, ganarás tranquilidad y todo acabará fluyendo mucho mejor.